Interested Article - WSS Docs

breeze
  • 2021-08-14
  • 1

WSS Docs — система электронного документооборота на базе MS SharePoint Foundation , автоматизирующая все типовые процессы документооборота .

Система электронного документооборота WSS Docs является «коробочным» решением, содержащим базовый набор функциональных возможностей и процессов, необходимых для организации электронного делопроизводства и документооборота. Система оптимизирована для работы в крупных и территориально-распределенных компаниях, но также подходит и компаниям среднего бизнеса. Функциональность СЭД WSS Docs изменяется без привлечения программистов.

Разработчик

Компания WSS-Consulting была основана в 2003 году специалистами-экспертами в области разработки корпоративных информационных систем . Создатели компании WSS-Consulting взяли за основу идею реализации качественных промышленных решений в области корпоративных порталов и автоматизации документооборота на основе платформы Microsoft SharePoint .

Состав системы WSS Docs

Основные процессы

Система электронного документооборота WSS Docs 4.3 в коробочном варианте автоматизирует следующие процессы делопроизводства и документооборота:

  • Регистрация входящих документов
  • Подготовка и регистрация исходящих документов
  • Подготовка и регистрация служебных и объяснительных записок
  • Согласование и регистрация приказов и распоряжений
  • Регистрация протоколов совещаний
  • Согласование договоров , дополнительных соглашений. Контроль исполнения договоров
  • Постановка, исполнение, подтверждение поручений . Иерархическая структура поручений (возможность создавать дочерние поручения, отслеживание статуса исполнения). Создание поручений в рамках документа
  • Согласование и контроль исполнения заявок на оплату счетов
  • Архив нормативно-справочной информации, согласование и архив НСИ
  • Документ со свободной маршрутизацией (пользователь определяет состав согласующих и тип согласования, адресата, адресатов рассылки)

Дополнительные опции:

  • Архивное делопроизводство
  • Архив ПСД
  • Сканирование
  • Потоковый ввод
  • Интеграция с ERP
  • Интеграция с Project Server


Путём настройки в WSS Docs возможно создание новых бизнес-процессов и видов документов, либо изменение логики работы уже существующих.

Мобильный клиент

Мобильный клиент WSS Docs позволяет работать с системой электронного документооборота с iPad . Возможности:

  1. Просмотр документов, находящихся на рассмотрении у текущего пользователя.
    • Просмотр полей карточки
    • Просмотр текста файлов (Word, Excel, PowerPoint, PDF, JPEG, Tiff)
    • Просмотр истории решений по документу
2. Принятие решений по документу, доступных текущему пользователю (Согласовать, Отклонить, Отправить на доработку и т.п.)
3. Создать вложенное поручение по документу. Просмотреть вложенные поручения по документу.


Важной отличительной особенностью является off-line режим работы, при котором пользователю на iPad закачиваются все документы, находящиеся у него на рассмотрении, и пользователь может выполнять все действия (просмотр, принятие решений и т.п.) без наличия доступа к интернету.

При появлении доступа в интернет все принятые решения синхронизуются с системой документооборота.

Интеграция с Outlook

В системе электронного документооборота WSS Docs предусмотрено взаимодействие с Outlook посредством клиентской надстройки. Надстройка позволяет производить следующие действия с документом:

  1. Принимать решения;
  2. Ставить поручения по документу;
  3. Просматривать превью файлов документов;
  4. Редактировать файлы документа;
  5. Просматривать историю решений, Лист согласования;
  6. Распечатать Лист согласования;
  7. Подписывать файлы документа.

Клиент Outlook также поддерживается работу в off-line режиме (когда нет доступа к СЭД).

Особенности решения

Система WSS Docs обладает следующим функционалом:

  1. Настраиваемые процессы согласования, исполнения документов
  2. Интуитивно понятный интерфейс работы с документами
  3. Настраиваемые маршруты согласования документов
    • Последовательное согласование
    • Параллельное согласование
    • Комбинации последовательного и параллельного согласования
  4. Поиск и фильтрация
    • Поиск документов по фильтрам, настроенным на любые поля карточки
    • Полнотекстовый поиск документов с учётом русской морфологии
    • Настраиваемые представления
  5. Оповещения системы по email
    • По всем событиям по документу
    • Возможность принятия решений из письма
  6. Контроль исполнительской дисциплины
    • Контроль сроков согласования
    • Контроль сроков исполнения поручений
    • Ежедневные напоминания обо всех просроченных документах
  7. Система заместителей
    • Для каждого сотрудника в системе может быть установлен заместитель
  8. Широкие возможности регистрации документов, нумерация документов
    • Шаблоны регистрационных номеров
    • Автоматическая нумерация документов и проектов документов
    • Возможность задавать регистрационный номер как из системы, так задавать номер вручную
    • Возможность зарегистрировать документ задним числом
  9. Просмотр родительских и дочерних документов и всей иерархии документа
    • В каждом документе системы есть возможность просмотреть родительские и дочерние документы
  10. Работа с файлами документов
    • Возможность прикреплять к карточке документа произвольное количество файлов. Возможность комментировать прикрепленные файлы
    • Отслеживание версий каждого прикрепленного файла, сравнение версий
  11. Разграничение доступа к карточкам и файлам документов
    • Разграничение доступа на основе ролей и правил
    • Доступ может устанавливаться на документ в целом, на файлы, на отдельные поля карточки
  12. Запись всех действий и решений пользователей по документу в истории решений, в которой фиксируется:
    • Пользователь, принявший решение, его роль
    • Название решения, Время принятия решения
    • Все оповещенные по решению сотрудники

Общие возможности настройки

Решение обладает гибким настраиваемым функционалом и реализует следующие возможности по настройке:

  1. Жесткие и гибкие (задаваемые пользователем) маршруты
    • Возможность формирования маршрутов согласования документов, как на уровне типа документа, так и непосредственно пользователем при запуске документа на согласование. Допускается как последовательное, так и параллельное согласование, а также их комбинации. При этом часть маршрута может быть задана жестко, а часть задаваться пользователем при запуске документа на согласование
  2. Установка заместителей для каждого вида документов
  3. Настраиваемые справочники, в том числе иерархические
  4. Каталогизация документов (один документ может располагаться в различных папках)
  5. Настройка полей карточки, полей фильтров, представлений

Преимущества системы

Система реализована на платформе MS SharePoint:

  1. Интеграция с продуктами Microsoft , в том числе Office , Active Directory .
  2. Полное использование платформы SharePoint. Возможность тесной интеграции с порталом на SharePoint.
  3. Снижение издержек на администрирование системы, так как SharePoint является частью Microsoft инфраструктуры.
  4. Хранение и обработка до 50 млн документов
  5. Время отклика системы на действия пользователя < 1 сек
  6. Работа в территориально-распределенной среде
  7. Простота в использовании

Система обладает простым интуитивно понятным интерфейсом:

  1. Ничего лишнего в карточке документов. Принцип «минимизации кликов».
  2. Простые и функциональные интерфейсы работы со списком документов (как архивных, так и текущих). Персонализированные интерфейсы (личный кабинет).
  3. Наглядное представление передвижения документа по процессу, отслеживание статуса и истории действий над документом.
  4. Контроль корректного заполнения информации.
  5. Работа в территориально — распределенных компаниях и холдингах

Архитектура разработана с учётом возможности подключения филиалов компании или компаний холдинга к СЭД:

  1. Процессы документооборота у филиалов или компаний холдинга могут полностью совпадать, а могут и учитывать особенности работы филиала или компании холдинга.
  2. Гибкость настройки ролей
— Часть ролей может быть настроена независимо для каждого филиала (например, сотрудник Канцелярии) / компании, а часть может быть общей (например, Ведущий юрист).
3. Интеграция входящей — исходящей корреспонденции.
— При создании исходящего письма, адресованного сотруднику другого филиала / компании холдинга система автоматически формирует входящее письмо в компании — адресате и оповещает регистраторов.
4. Масштабируемость системы позволяет работать в СЭД более 10 тыс. пользователям. Также WSS Docs позволяет создать федеративную среду, когда сервера установлены в различных компаниях холдинга, но при этом осуществляется прозрачная синхронизация всех документов так, что все компании работают в едином информационном пространстве системы документооборота.

Крупнейшие проекты

Технические требования

SharePoint любой из версий:

  • SharePoint Server 2007
— SharePoint Server 2010
— SharePoint Foundation 2010 (бесплатная версия SharePoint 2010)
— SharePoint Server 2013
— SharePoint Foundation 2013 (бесплатная версия SharePoint 2013)

Примечания

  1. Описание системы на портале DocOnline: от 29 октября 2013 на Wayback Machine
  2. Краткая характеристика компании на портале партнеров Microsoft: от 29 октября 2013 на Wayback Machine
  3. Описание решения для холдинга ОГК-3: . Дата обращения: 28 октября 2013. 29 октября 2013 года.
  4. Описание решения для компании СТС Медиа: . Дата обращения: 28 октября 2013. 29 октября 2013 года.

Ссылки

  • (недоступная ссылка)
Источник —

breeze
  • 2021-08-14
  • 1
  • Tags:

Same as WSS Docs

The title for the last searches