Interested Article - Система автоматизации документооборота

Система автоматизации документооборота , система электронного документооборота (СЭД) — автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций. При этом предполагается, что процесс управления опирается на человеко-читаемые документы, содержащие инструкции для сотрудников организации, необходимые к исполнению.

Выделение данной категории автоматизированных систем (понятие документооборота ) характерно для постсоветского пространства , близкие к ней глобальные классы программного обеспечения — системы управления записями и ECM-системы .

Основные понятия электронного документооборота

Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р 7.0.8-2013); комплекс работ с документами: приём, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.

Электронный документооборот (ЭДО) — единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

— документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нём информации, записанный на магнитных, оптических и других носителях информации.

Электронный документ (ЭД) — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной подписью (ЭП) и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

Электронная подпись (ЭП) — аналог собственноручной подписи , являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.

Основные принципы электронного документооборота

  • Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.
  • Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения
  • Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).
  • Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.
  • Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.
  • Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

Классификация систем электронного документооборота

  1. Универсальные «коробочные» СЭД:
    • стандартный набор функций;
    • невозможность полного соответствия потребностям конкретной организации;
    • низкие временные затраты на приобретение и установку;
    • относительно низкая стоимость;
    • необходимость приобретения лицензии на каждое внедряемое рабочее место.
  2. Индивидуально разрабатываемые СЭД:
    • максимально персонифицированная система;
    • большие временные затраты;
    • высокая стоимость разработки;
    • сопутствующие расходы: затраты на обучение сотрудников, покупку нового оборудования и программного обеспечения.
  3. Комбинированные СЭД:
    • базовая платформа, к которой разрабатываются необходимые дополнительные модули;
    • полное соответствие нуждам предприятия;
    • небольшие временные затраты на разработку и внедрение;
    • стоимость включает: цену базовой платформы и стоимость индивидуальной доработки, зависящей от сложности заказа;
    • передача заказчику прав на продукт;
    • простота освоения и использования;
    • полная локализация ;
    • удобный интерфейс;
    • взаимодействие с существующими офисными приложениями.

Сборка документов в юридических услугах

Технологии автоматизации могут использоваться при производстве юридических документов, таких как трудовые договоры и документы о планировании имущества, потенциально с использованием онлайн-интерфейса или дерева решений . В крупных юридических фирмах системы сборки документов часто используются для систематизации работы, например, путем создания сложных перечней условий и первых проектов кредитных договоров .

С либерализацией рынка юридических услуг в Великобритании, инициированной Законом о юридических услугах 2007 года , крупные учреждения расширили свои услуги, включив в них юридическую помощь своим клиентам . Большинство этих компаний используют некоторые элементы технологии автоматизации документов для предоставления юридических услуг по работе с документами через Интернет . Это было воспринято как предвестник тенденции к коммерциализации, когда такие технологии, как автоматизация документов, приводят к тому, что большие объемы юридических услуг с низкой маржой «упаковываются» и предоставляются аудитории массового рынка .

В страховании

Страховые полисы и сертификаты, в зависимости от типа, документы полиса также могут состоять из сотен страниц и содержать конкретную информацию о застрахованном. Как правило, в прошлом эти пакеты страховых документов создавались путем: а) набора букв произвольной формы, б) добавления предварительно распечатанных брошюр, в) редактирования шаблонов и г) настройки графики с необходимой информацией, а затем ручной сортировки и вставки всей необходимой информации. документы в один пакет и пересылка страхователю. Различные документы, включенные в один пакет, могут включать следующие виды документов:

  • Приветственное письмо
  • Договор
  • Сертификат
  • Документы государственной политики
  • Перечень застрахованных предметов и страховые суммы
  • Поправки
  • Райдеры
  • идентификационая карта
  • Информация о компании
  • Маркетинговые материалы (другие продукты)
  • Данные

Чтобы собрать один пакет вместе, может потребоваться много работы. В большинстве систем администрирования политик в качестве отправной точки система создает какое-либо заявление о политике, но, возможно, его потребуется настроить и дополнить другими необходимыми материалами.

Рынок систем электронного документооборота в России

По данным агентства International Data Corporation , на которые ссылается издание PC Week , в 2012 году затраты компаний на внедрение СЭД выросли на 20 % по сравнению с 2011 годом, а объём продаж тиражных программных продуктов — на 13 %. Согласно обзору аналитического агентства TAdviser, представленном в материале Cnews , российский рынок СЭД (ЕСМ) и услуг по их внедрению в 2012 году составил в объёме 25,6 млрд рублей, а ежегодный рост рынка составляет от 20 до 35 процентов. На российском рынке представлены как отечественные системы, созданные внутри страны, так и решения на базе крупнейших СЭД (на западе применяется аббревиатура EDMS) и ЕСМ-систем (IBM Lotus — Notes, Microsoft SharePoint и др.).

Лидером по количеству реализованных проектов внедрения СЭД является продукт «Дело» компании « Электронные офисные системы » (49 процентов проектов). К числу крупнейших проектов внедрения систем электронного документооборота в коммерческой сфере в 2012—2013 году в обзоре отнесены внедрения СЭД «Дело» в Центробанке (60 тысяч пользователей), внедрение EMC Documentum в Ростелекоме (56 тыс. сотрудников), проект по внедрению DocsVision в Сбербанке (50 тыс. пользователей). К крупнейшим интеграторам СЭД авторы обзора отнесли компании « Логика бизнеса », « КРОК инкорпорейтед », «ИнтерТраст» ( CompanyMedia ), ЭОС и все её партнеры (СЭД Дело и EOS for Sharepoint), « » (на базе SAP /R3) и « » (на базе СЭД ТЕЗИС ).

По данным аналитического отчета петербургской компании DSS-Consulting (на который ссылается издание IT-Bestsellers ) к числу наиболее внедряемых продуктов отечественного рынка СЭД относятся следующие: по числу проектов внедрений в 2012 году — СЭД Дело (25,3 % проектов), Directum (23,6 %), DocsVision (13,3 %), 1С: Документооборот (12,7 %), CompanyMedia (5,9 %); по числу автоматизированных рабочих мест — СЭД Дело (40,1 %), CompanyMedia (17,5 %), DocsVision (17,1 %), Directum (8 %). Ещё один критерий — это количество новых внедрений в 2012 году, по данной позиции лидерами являются пять продуктов — СЭД Дело (42,1 %), Directum (28,2 %), DocsVision (9,3 %), Логика ЕСМ (БОСС-Референт) (6,1 %) и ТЕЗИС (4,3 %).

Что касается государственной сферы, по данным отчета Министерства коммуникаций и связи , основанного на данных опроса 79 ведомств, в 2013 году СЭД были внедрены в 74 федеральных органах исполнительной власти, из них 4 органа (ФССП, ФНС, Министерства культуры и Министерства транспорта) используют несколько разных систем, а 17 ведомств подключены к межведомственным системам электронного документооборота (23 % всех органов), а три из них так же подключены к элементам электронного правительства . Не были внедрены системы электронного документооборота в ФСТЭК, ФСБ, СВР, Ростуризме и МВД.

На Украине

В Харькове в 2000-х разработан FossDoc .

Нормативные документы и стандарты

Ниже представленные нормативные документы определяют основные понятия и регулируют основные положения в сфере систем автоматизации документооборота:

  • ГОСТ Р ИСО 30300-2015 СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь
  • ГОСТ Р 7.0.101-2018/ИСО 30301:2011 СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Требования
  • ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 СИБИД. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы
  • Положение о системе межведомственного электронного документооборота (утв. постановлением Правительства РФ от 22 сентября 2009 г. N 754)
  • Европейский стандарт документооборота MoReq, MoReq2, MoReq2010
  • Стандарт США DoD 5015.2-STD (Design Criteria Standard for Electronic Records Management Software Applications)

См. также

  • Система управления документами
  • — система структурированного хранения электронных документов, позиционируемая как основа документооборота, обеспечивающая надёжность хранения, конфиденциальность и разграничение прав доступа к документам.
  • Бизнес-процесс — бизнес-процессы в управлении предприятием

Примечания

  1. Reyes, Eduardo The Law Society Gazette . The Law Society of England and Wales. Дата обращения: 3 мая 2019. 3 мая 2019 года.
  2. . Information Age . Bonhill Group plc (20 декабря 2010). Дата обращения: 3 мая 2019. 3 мая 2019 года.
  3. Chamay, Marc-Henri; Widdowson, Jules . Legal Technology Journal . Дата обращения: 3 мая 2019. 2 ноября 2010 года.
  4. от 10 февраля 2022 на Wayback Machine legislation.gov.uk
  5. 13 июля 2012 года. Jon Robins The Times
  6. (недоступная ссылка) Ellen Kelleher The Financial Times
  7. от 27 сентября 2018 на Wayback Machine Neil Rose The Guardian (Tuesday 2 November 2010)
  8. 20 июля 2011 года. Sylvia Lowe Law Gazette
  9. 29 января 2011 года. Professor Richard Susskind OBE Legal Technology Journal (2006)
  10. 4 марта 2012 года. Professor Richard Susskind OBE The Law Society Gazette (Thursday 13 April 2006)
  11. . Новость . PCWeek (5 февраля 2013). Дата обращения: 29 января 2014. 1 февраля 2014 года.
  12. . Новость . Cnews (7 ноября 2013). Дата обращения: 29 января 2014. Архивировано из 3 февраля 2014 года.
  13. . Новость . ItBestsellers (12 февраля 2013). Дата обращения: 29 января 2014. 3 февраля 2014 года.
  14. Отчет . Министерство связи (декабрь 2013). Дата обращения: 29 января 2014. 29 января 2014 года.
Источник —

Same as Система автоматизации документооборота