Виртуальный офис (от англ. virtual office ) — термин для обозначения офисных услуг коллективного пользования, которые зачастую включают в себя служебный адрес организации для получения корреспонденции, услуги пересылки почты , виртуальный телефонный номер , приём факсимильных сообщений, также дополнительно предоставляются услуги по обслуживанию входящих звонков, услуги секретаря , веб-хостинг и аренда переговорных комнат и конференц-залов для деловых встреч. «Виртуальный офис» также является общим термином для описания среды, которая позволяет команде сотрудников эффективно вести бизнес , используя исключительно коммуникационные возможности Интернета .

Происхождение

Спорным является факт, что компания первым ввела отрасли и термины «виртуальный офис» и «обслуживаемый офис» в 1978 году , тем не менее, Крис Керн ( англ. Chris Kern ) утверждает, что создал неологизм «виртуальный офис» для статьи в журнале, опубликованном в 1983 году .

Понятие

Термин не является устоявшимся. Так, некоторые поставщики услуг «виртуального офиса» предоставляют дополнительные корпоративные или аутсорсинговые услуги, например, услуги корпоративного секретаря, бухгалтера или юриста . Компании, занимающиеся учреждением фирм за границей, также предлагают сопутствующие услуги по регистрации и обслуживанию почтового адреса, телефона и факса.

Другие поставщики предлагают преимущественно ИТ -инфраструктуру для организации удалённой работы распределённых офисных команд. В этом случае «виртуальный офис» может включать: защищённый канал доступа сотрудников к системам фирмы, хостинг этих систем, сами ИТ-системы ( документооборот , портал , CRM , ERP ) и другие.

Компании приобретают «виртуальный офис», чтобы получить эффективный и недорогой инструмент для общения с клиентами в городе их проживания, создав имидж местной компании, либо чтобы улучшить свой имидж благодаря престижному адресу в таких городов как Нью-Йорк , Лондон или Гонконг . Например, фирма может купить «виртуальный номер» с кодом 212 и почтовый адрес в Нью-Йорке с целью создать впечатление, что компания находится в Нью-Йорке, в то время как в действительности может находиться в другом городе или даже в другой стране.

Также в услугу «виртуальный офис» входит сервис, называемый «виртуальный номер». Это телефонный номер выбранной страны и города. Звонки, поступающие на этот номер, могут приходить на мобильный или стационарный телефон , SIP -устройство или скайп . Физически находясь в одной стране, можно пользоваться номером другой страны.

Существует услуга IP-АТС, позволяющая расширить возможности «виртуального телефонного офиса». Это тот же виртуальный номер, но с дополнительными возможностями. IP-АТС, позволяет подключить IVR-конструктор и голосовую почту , задавать сложную переадресацию , отслеживать историю звонков, записывать разговоры . Кроме того, владелец IP-АТС может создать чёрный список номеров, а также перехватывать звонки.

Ещё одна составляющая виртуального офиса, которую предоставляют многие телекоммуникационные компании — услуга виртуальный факс .

Для удобства, компаниям могут предложить также «пакетные» предложения по виртуальному офису, в которого зачастую входят такие параметры как: фактический и юридический адрес по городу, выделенный телефонный номер, переадресация звонков, приём и обработка корреспонденции, секретарское обслуживание и другие, что гораздо удобнее, если нет времени подбирать возможности по отдельности.

Плюсы

• Экономия времени и денег на открытии офиса.
• Престижный адрес в дорогом районе в целях улучшения корпоративного имиджа.
• Возможность создать эффект присутствия в другой стране или городе.
• Возможность перевода офисного персонала на удалённую работу.
• Юридический адрес для регистрации юридического лица организации, чтобы соблюсти правительственные постановления;
• Техническая поддержка и бизнес-услуги, например, ксерокопирование, печать, факс.
• Кто ищет ответственное лицо за сбор и классификацию почты и посылок.
• Экономия на офисе для ведущих бизнес в интернете, например интернет-магазинов.

Недостатки

Хотя виртуальный офис выгоден в эксплуатации, но имеет свои недостатки:

• Множество компаний используют один и тот же адрес;
• Недостаток государственного регулирования и как следствие ненадёжные провайдеры. Исключением является Англия — Британский парламент в соответствии с торговыми стандартами Великобритании принял «Схему честной торговли почтовыми адресами».
• Благодаря лёгкому процессу регистрации среди пользователей множество мошенников; тем не менее, Формуляр почтовой службы 1583 , регулирующий работу почтовых служб, содействует в борьбе с мошенничеством . Согласно вышеуказанному постановлению коммерческие почтовые службы считают противозаконным получать почту анонимно либо под вымышленным именем.

Примечания

См. также

• Centrex
• Виртуальная АТС