Interested Article - Внутренний контроль
- 2020-09-17
- 1
Внутренний контроль имеет широкое определение как процесс, осуществляемый органом управления организации или другими сотрудниками, с целью получения информации относительно выполнения следующих задач:
- Эффективность и рациональность деятельности.
- Достоверность финансовой отчетности .
- Соблюдение законов и нормативных актов .
Понятие внутреннего контроля
Одной из основных функций бухгалтерского учёта является его защитная функция , заключающаяся в обеспечении охраны интересов собственника путём создания базы для осуществления финансового контроля . Однако реализация защитной функции требует наличия средств по осуществлению контроля. В первую очередь, это — внутренний контроль.
Под внутренним контролем понимают систему мер, организованных руководством предприятия и осуществляемых на предприятии с целью наиболее эффективного выполнения всеми работниками своих должностных обязанностей при совершении хозяйственных операций . При этом подразумевается не только и не столько функционирование контрольно-ревизионного подразделения организации, а создание системы всеобъемлющего контроля , когда он является делом не только ревизора, а всего аппарата управления предприятия.
При разработке эффективной системы внутреннего контроля администрация предприятия ставит следующие цели :
- обеспечение бизнеса надёжной информацией ,
- обеспечение сохранности активов ,
- обеспечение защиты информации ,
- обеспечение эффективности хозяйственной деятельности,
- обеспечение соответствия учёта принятой учётной политике ,
- обеспечение соблюдения правил составления и представления бухгалтерской финансовой отчётности .
Внутренний контроль на предприятии состоит из трёх элементов :
- контрольная среда,
- учётная система,
- контрольные процедуры.
Элементы внутреннего контроля
Элементы внутреннего контроля — составляющие его организационно-экономического механизма. Элементы самостоятельно устанавливаются организациями, что зависит от масштабов деятельности и специфики управления.
Элементы внутреннего контроля:
- Контрольная среда.
- Оценка рисков .
- Процедуры внутреннего контроля.
- Информационная среда ( информация и коммуникация ).
- Оценка внутреннего контроля .
- Субъекты контроля.
- Цель, предмет и объекты контроля.
- Границы контроля .
- Нормативно-правовая база.
- Результаты внутреннего контроля .
Контрольная среда
Контрольная среда — это позиция, осведомлённость и практические действия собственников и руководства экономического субъекта, направленные на установление и поддержание системы внутреннего контроля.
Элементы контрольной среды:
- Стиль и основные принципы управления предприятием.
- Организационная структура предприятия.
- Кадровая политика .
- Распределение ответственности и полномочий.
- Внутренний управленческий учёт и подготовка отчётности для внутренних целей.
- Подготовка бухгалтерской отчётности для внешних пользователей.
Стиль работы руководства предприятия
- Руководство предприятия должно создать атмосферу всеобъемлющего контроля.
- Добросовестное и честное отношение к делу должно воспитываться у работников на основе соответствующего примера и оценки со стороны руководства.
- Руководители предприятия должны разрабатывать фирменные «кодексы чести».
- Руководители предприятия должны демонстрировать профессиональную компетентность .
Организационная структура
- Чёткая система власти и подчинённости («единоначалие»). Каждый работник должен знать, кому он подчинён и кому он может ставить задачи.
- Однозначная регламентация ответственности сотрудников. Каждый работник должен понимать, за что он несёт ответственность и по каким критериям оцениваются результаты его деятельности.
- Надлежащая система внутренней отчётности с целью точного учёта затраченных средств и полученных результатов. Каждый работник должен знать, когда, кому и по каким вопросам он должен представлять отчёт .
- Анализ информационных потоков.
Кадровая политика
Кадровая политика осуществляется администрацией с целью формирования коллектива из необходимого числа сотрудников, обладающих:
- честностью ,
- лояльностью,
- квалификацией,
- опытом,
- потенциалом.
Элементы кадровой политики:
- Источники новых кадров.
- Требования и критерии при наборе кадров.
- Оценка кандидатов при приёме на работу.
- Адаптация нового сотрудника.
- Установление испытательного срока .
- Управление персоналом .
- Консультирование.
- Обучение и переподготовка кадров.
- Оценка деятельности персонала.
- Дисциплинарная система (система поощрений и взысканий ).
- Продвижение по службе.
- Организация увольнения сотрудников.
Распределение ответственности и полномочий
Распределение ответственности и полномочий должно гарантировать правильное ведение хозяйственных операций и обеспечивать осуществление превентивной защитной функции бухгалтерского учёта. Для этого разрабатываются должностные инструкции . Для каждого сотрудника должностная инструкция определяет:
- Кому подчинён работник.
- Кем руководит работник.
- Какую работу выполняет.
- Какие решения полномочен принимать.
- За что отвечает и каким образом несёт ответственность .
- Какие документы исполняет и подписывает.
- Чьи обязанности выполняет временно (при необходимости).
Для предотвращения попыток отдельных лиц нарушать требования, следует обеспечивать разделение несовместимых функций. Например, с точки зрения управления активами между различными сотрудниками должны быть разделены следующие функции:
- непосредственный доступ к активам,
- разрешение на совершение операций с активами,
- осуществление хозяйственных операций,
- отражение хозяйственных операций в бухгалтерском учёте.
Внутренний управленческий учёт
Цель управленческого учёта состоит в обеспечении информацией внутрипроизводственного планирования, управления и контроля. В управленческом учёте основное внимание обращается на центры ответственности — структурные подразделения, возглавляемые руководителями, которые несут ответственность за результаты их работы. При этом в сферу ответственности руководителя подразделения включаются лишь такие показатели издержек и выручки , на которые он реально может оказывать воздействие. Основным оценочным показателем обычно принимают прибыль , при этом руководствуются следующими правилами:
- рост прибыли подразделения не должен вести к снижению прибыли всего предприятия,
- прибыль каждого подразделения должна быть подсчитана объективно, независимо от прибыли всего предприятия,
- результаты деятельности одного менеджера не должны зависеть от решений других менеджеров.
Обеспечение соблюдения правил составления и представления внешней бухгалтерской отчётности
На предприятии должны быть установлены жёсткие сроки подготовки внешней бухгалтерской отчётности (в том числе налоговой ). Она не должна составляться в последний день установленного срока её представления. Должно оставаться время на проверку этой отчётности, её утверждение и подписание руководством. Сроки представления бухгалтерской отчётности внешним пользователям устанавливаются учётной политикой предприятия .
Внутренний контроль системы бухгалтерского учёта
Элементы системы бухгалтерского учёта
- Учётная политика и основные принципы ведения бухгалтерского учёта.
- Организационная структура бухгалтерии.
- Распределение обязанностей между бухгалтерами .
- Организация бухгалтерского документооборота , то есть подготовки, оборота и хранения документов , отражающих хозяйственные операции.
- Порядок отражения хозяйственных операций в регистрах учёта и методы обобщения данных (форма бухгалтерского учёта).
- Порядок подготовки бухгалтерской отчётности на основании данных регистров учёта.
- Программное обеспечение , применяемое для ведения учёта и подготовки отчётности.
- Внимание к критическим областям учёта, где риск возникновения ошибок особенно велик.
Эффективная система бухгалтерского учёта должна обеспечивать :
- отражение в учёте всех без исключения фактов хозяйственной деятельности,
- однозначную идентификацию хозяйственных операций в первичных документах таким образом, чтобы не было расхождений в их толковании,
- правильность оценки стоимости активов , обязательств и хозяйственных операций в денежном выражении,
- отнесение фактов хозяйственной деятельности к тем периодам, в которые они имели место; определение точного времени совершения хозяйственных операций.
- своевременное, правильное и оперативное формирование внешней и внутренней отчётности.
Организация документооборота
Одним из основных методов бухгалтерского учёта, обеспечивающим, в частности, реализацию его защитной функции, является « документация ». Таким образом, неотъемлемое условие успешной работы любой бухгалтерии — правильная организация документооборота.
Основные требования к бухгалтерскому учётному документу:
- должен быть составлен по определённой форме, регламентированной соответствующим нормативным актом,
- должен содержать все предусмотренные реквизиты,
- должен быть составлен своевременно (для первичных документов — в момент совершения хозяйственной операции или непосредственно после её окончания),
- заполнение его должно обеспечивать полную сохранность информации в течение времени, установленного для хранения документа (требование к качеству бумаги, краски и т. п.) .
Исправления в бухгалтерских учётных документах обязательно оговариваются и подписываются всеми теми же лицами, которые подписали документ. В ряде кассовых и банковских документов исправления (даже и оговорённые) не допускаются.
Для каждого типа документа в организации составляется и нормативно утверждается график документооборота, устанавливающий соответствие конкретных стадий цикла :
- с ответственными лицами,
- с установленными сроками обработки.
График документооборота, таким образом, должен быть увязан:
- с должностными обязанностями сотрудников,
- с учётной политикой предприятия.
Жизненный цикл документа :
- Составление документа. либо Поступление документа в организацию.
- Сортировка документов.
- Проверка правильности оформления документа.
- Визирование документа должностными лицами.
- Утверждение документа.
- Регистрация документа.
- Исполнение документа.
- Формирование бухгалтерской записи ( при необходимости ).
- Текущее хранение документа.
- Передача документа в архив организации. либо Уничтожение документа.
- Передача в государственный архив ( при необходимости ) .
Процедуры внутреннего контроля
Внутренний бухгалтерский контроль
Внутренний бухгалтерский контроль — контроль , осуществляемый бухгалтерскими службами в процессе обработки и принятия к учёту хозяйственной информации.
Средства внутреннего бухгалтерского контроля:
- Проверка первичных учётных документов при принятии к учёту.
- Документальное подтверждение и санкционирование всех бухгалтерских записей.
-
Распределение обязанностей между различными лицами:
- по подготовке первичного учётного документа.
- по санкционированию хозяйственной операции,
- по разноске операции по счетам учёта .
- Контроль за взаимосвязанными операциями (например, перечисление средств и получение товара) .
- Проверка полноты бухгалтерских записей при внесении их в компьютер .
- Регулярная сверка счетов с составлением пробного баланса .
- Регулярная сверка взаиморасчётов с дебиторами и кредиторами .
-
Сверка данных учёта:
- с выписками из счетов в банках,
- с остатками, выведенными по кассовой книге .
- Осуществление контроля за соблюдением смет расходов.
-
Обеспечение сохранности и
конфиденциальности
информации:
- контроль доступа к терминалам (автоматизированным рабочим местам ) — пароли , ключи ; каждый терминал имеет свой разрешённый круг доступа,
- создание резервных копий банков данных , подлежащих автоматическому изменению,
- дублируемое электропитание на случай сбоев в сети .
-
Предотвращение злоупотреблений в результате тайного сговора работников:
- разделение обязанностей,
- ротация обязанностей,
- предоставление регулярных ежегодных отпусков всем сотрудникам в соответствии с графиком .
Внутренний управленческий контроль
Под внутренним управленческим контролем подразумевают контроль, осуществляемый в ходе деятельности органов управления предприятием. Управленческий контроль проводится по направлениям стратегии развития хозяйствующего субъекта:
- Снабженческо-сбытовая политика (поддержание сбытовой сети, реклама , послепродажное обслуживание).
- Инновационная политика (минимизация издержек производства, создание новых видов продукции, повышение конкурентоспособности ).
- Ценовая политика (достижение наиболее выгодных объёмов продаж и максимального уровня прибыли).
- Финансовая политика (планирование денежных потоков , привлечение внешних финансовых ресурсов , управление дебиторской и кредиторской задолженностью ).
- Инвестиционная политика (рациональное использование накоплений — внутреннее или внешнее).
- Кадровая политика (привлечение, отбор и высвобождение работников , повышение их квалификации, система стимулирования труда ).
Средства внутреннего управленческого контроля:
- Создание эффективной системы внутренней отчётности.
- Определение периодичности и сроков представления внутренней отчётности.
- Регулярные консультации о ценности и достаточности представляемой управленческой информации.
Служба внутреннего контроля
Задачи службы внутреннего контроля
По решению и в интересах органов управления в организации могут создаваться специализированные подразделения внутреннего контроля. Такое подразделение (служба внутреннего контроля) может подчиняться:
- руководителю предприятия,
- собственнику предприятия — ревизионная комиссия .
Для ряда предприятий создание ревизионной комиссии, контролирующей работу аппарата управления и отчитывающейся перед собственником на ежегодном общем собрании , регламентировано законодательством :
- общества с ограниченной ответственностью ,
- акционерные общества ,
- потребительские кооперативы ,
- некоммерческие объединения граждан ( товарищества собственников жилья , дачно-строительные кооперативы и т. п.),
- негосударственные пенсионные фонды .
Основные задачи, возлагаемые на службу внутреннего контроля (СВК) :
- Обеспечение выполнения работниками требований законодательства .
- Документальное определение и соблюдение процедур и полномочий при принятии решений.
- Обеспечение сохранности активов .
- Обеспечение эффективного управления рисками хозяйственной деятельности. ( )
- Взаимодействие с внешними аудиторами и органами государственного контроля .
Полномочия службы внутреннего контроля
Обязанности, возлагаемые на СВК
- Обеспечение текущего анализа финансового положения.
- Проведение регулярных проверок структурных подразделений.
- Информирование руководства о всех выявленных случаях нарушений нормативных актов всех уровней (включая локальные).
- Информирование руководства о вновь выявленных рисках .
- Документирование проверок и оформление заключений по ним.
- Разработка рекомендаций по устранению выявленных нарушений и недостатков.
- Осуществление контроля за выполнением этих рекомендаций.
Права работников СВК
(определяются Положением о внутренним контроле или уставом СВК)
- Получать от работников проверяемых подразделений необходимые документы .
- Требовать личного объяснения работника по поставленным вопросам, входящим в компетенцию СВК.
- Снимать копии с документов и файлов .
- Определять соответствие деятельности работников требованиям нормативных актов.
- Выдавать временные предписания о прекращении и недопущении действий, имеющих состав нарушения.
- Привлекать в целях внутреннего контроля работников других подразделений.
Принципы функционирования службы внутреннего контроля
- Принцип ответственности — каждый контролёр (субъект контроля) несёт экономическую, административную и дисциплинарную ответственность за надлежащее выполнение контрольных функций.
- Принцип сбалансированности — субъекту контроля нельзя поручать выполнение контрольных функций, не обеспечив соответствующими организационными ( приказами , инструкциями ) и техническими ( программами , счётными устройствами) средствами.
- Принцип своевременности сообщения о выявленных отклонениях лицам, непосредственно принимающим решения.
- Принцип интеграции — СВК является частью системы управления и должна методами контроля способствовать оптимизации её деятельности.
- Принцип соответствия — степень сложности СВК организации должна соответствовать сложности бизнеса .
- Принцип постоянства — все объекты контроля должны подлежать постоянному наблюдению, мероприятия контроля должны осуществляться последовательно и регулярно.
- Принцип комплексности — при проведении контроля должны рассматриваться полностью все аспекты деятельности проверяемого подразделения или работника.
- Принцип распределения обязанностей — выполнение требований по формированию контрольной среды.
- Принцип подконтрольности каждого субъекта — выполнение контрольных функций одним субъектом контроля подконтрольно на предмет качества другому субъекту контроля (внутреннего либо внешнего).
- Принцип ущемления интересов — необходимо с помощью нормативных актов создавать условия, при которых любые деструктивные отклонения ставят в экономически невыгодное положение структурное подразделение или конкретного работника.
- Принцип недопущения сосредоточения прав контроля в руках одного лица.
- Принцип заинтересованности руководства организации в наиболее эффективном функционировании СВК.
- Принцип неснижения эффективности работы контролируемых подразделений во время осуществления мероприятий контроля.
- Принцип целесообразности — исключение излишних контрольных процедур с учётом уровня существенности выявляемых нарушений (стоимость мероприятий контроля не должна оказаться больше, чем ущерб от последствий нарушения).
- Принцип расстановки приоритетов в соответствии с рисками. Тотальный контроль за стандартными текущими операциями нерационален, он только отвлекает силы специалистов от решения проблем, серьёзно влияющих на финансовое положение организации.
- Принцип единичной ответственности — недопустимо закрепление одной и той же контрольной функции за несколькими субъектами контроля, что приведёт к безответственности, затрате излишних сил и средств.
- Принцип замещения — временное или окончательное выбытие отдельных контролёров не должно прерывать контрольные процедуры или затруднять их совершение. необходимо добиваться, чтобы каждый контролёр владел рядом смежных функций .
Внутренний контроль и управление рисками
Контроль за основными видами рисков предпринимательской деятельности организуется службой внутреннего контроля на трёх уровнях.
На индивидуальном уровне
На индивидуальном уровне (уровне работника) актуальны следующие виды рисков:
- риск хищения ценностей,
- риск сделок , наносящих ущерб ,
- риск привлечения организации в коммерческие взаимоотношения с теневой экономикой .
Меры контроля за указанными рисками:
-
Предварительный контроль
- контроль наличия чётких критериев квалификационных и личностных характеристик работников, полномочных принимать финансовые решения,
- контроль содержания трудовых договоров ,
- контроль наличия и содержания должностных инструкций .
- Текущий контроль
-
Последующий контроль
- контроль правильности ведения работником первичной документации ,
- контроль проведения в полном объёме установленных процедур сверки, согласования и визирования платёжных документов,
- контроль процедуры формирования на базе первичных документов учётных и отчётных данных.
На микроуровне
На микроуровне (уровне предприятия) актуальны следующие виды рисков:
- риск неплатёжеспособности (снижения капитала ),
- рыночный риск (риск потери дохода ),
- риск потери ликвидности ,
- правовой риск,
- риск потери репутации ,
Меры контроля за указанными рисками:
-
Предварительный контроль
- контроль наличия качественных ограничений рисков на каждом уровне принятия решений,
- контроль наличия в каждом подразделении документально установленных полномочий и ответственности,
- контроль наличия в организации плана оперативных действий на случай временного кассового дефицита .
-
Текущий контроль
- контроль достоверности представляемой руководству информации о текущем состоянии показателей рынка ,
- контроль соблюдения подразделениями и должностными лицами обязательств, принятых организацией.
- контроль практической реализации принципа коллегиальности решений (если такая коллегиальность предусмотрена уставом ),
- контроль соблюдения юридической правомерности и экономической целесообразности заключаемых сделок,
- контроль соответствия данных финансовой отчётности регистрам синтетического и аналитического бухгалтерского учёта.
- Последующий контроль — анализ работы по управлению рисками.
На макроуровне
На макроуровне (уровне внешних событий) актуальны следующие виды рисков:
- риск снижения доходности рынка ,
- риск изменения тенденций экономического развития,
- риск неблагоприятной государственной экономической политики ,
- риск неблагоприятных условий предпринимательства,
Меры контроля за указанными рисками:
-
Предварительный контроль
- контроль информированности руководства о предложениях аналитических служб по текущей ситуации,
- контроль информированности руководства о прогнозах развития ситуации на соответствующем сегменте рынка.
-
Текущий контроль
- контроль функционирования системы обеспечения конкурентоспособности по качеству и стоимости предлагаемых товаров (работ, услуг ),
- контроль реагирования функциональных подразделений на действия конкурентов , а также на изменения конъюнктуры рынка .
- Последующий контроль — сравнение соответствия выводов и рекомендаций аналитических служб реальному развитию ситуации .
Ограничения эффективности системы внутреннего контроля
Система внутреннего контроля, как бы хорошо она не была организована, не может безусловно предотвращать любые негативные тенденции в силу влияния ряда ограничений, присущих любой системе контроля :
- Возможность ошибки.
- Возможность злоупотребления, в том числе сговора между контролируемыми и контролирующими лицами.
- Ненадлежащее вмешательство руководства в работу системы внутреннего контроля. (например, в компьютерную программу встроено средство защиты, блокирующее введение суммы, превышающей определённую величину, и требующее специального подтверждения верности операции. Бухгалтер не понимает назначения блокировки, воспринимая её как сбой программы, приглашает программиста , который снимает блокировку).
- Отсутствие адекватной реакции на информацию, представляемую системой внутреннего контроля. (например, в компьютерной программе предусмотрена функция подготовки специального отчёта об операциях, превышающих определённую сумму, или о необычных операциях; но руководство не интересуется этим вопросом или вообще не знает о такой возможности).
Типичные ошибки в организации внутреннего контроля:
- Контроль «по случаю» — не постоянный и всеобъемлющий, а приуроченный к каким-либо событиям или (в худшем случае) по итогам уже возникшей критической ситуации.
- Тотальный контроль — руководитель, решивший контролировать всё и вся, не повышает ответственность сотрудников, а освобождает от неё.
- Скрытый контроль — неблагоприятное воздействие на морально-психологическую атмосферу в коллективе, задушение инициативы. ( Позор, чувство вины — не то, на чём можно строить нормальные отношения в коллективе ; скрытый контроль вызывает чувство досады, и это его единственный ощутимый результат ).
- Контроль любимого участка — чаще того, в делах которого руководитель чувствует себя специалистом.
- Контроль-проформа — видимость контроля по причине безусловной презумпции добросовестности сотрудников.
- Контроль-недоверие — оценка успешности контроля по количеству выявленных нарушений.
- Контроль без обратной связи — придерживание результатов контроля для различных целей (например, при разговоре о повышении заработной платы ).
- Поверхностный контроль (например, контроль прихода и ухода с работы вместо контроля её результатов).
Отличие от внутреннего аудита
Понятие внутренний контроль является более общим понятием, чем внутренний аудит , хотя нередко они используются как синонимы. Так, в банковской сфере задачей внутреннего аудита является проверка финансовой отчётности на корректность, а внутренний контроль включает также и мероприятия по оценке финансовых рисков . Иначе говоря, оценка эффективности и рациональности деятельности, являющаяся основной задачей внутреннего контроля, может иметь второстепенное значение (или не иметь вообще никакого значения) в рамках внутреннего аудита, задачей которого является соответствие формальным требованиям.
Примечания
- Дата обращения: 9 февраля 2009. Архивировано из 28 февраля 2009 года.
- Малолетко А.Н. Контроль и ревизия : учеб.пособие. — Москва: КНОРУС, 2006. — С. 93—97. — 312 с. — ISBN 5-85971-433-5 .
- Информация Минфина России № ПЗ-11/2013 «Организация и осуществление экономическим субъектом внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни, ведение бухгалтерского учёта и составления бухгалтерской (финансовой) отчётности»
- Филевская Н.А. / под. ред. Н.П. Абаевой. — Ульяновск: УлГУ, 2014. — 78 с. — ISBN 978-5-9795-1298-3 . 17 января 2022 года.
- . Дата обращения: 17 января 2022. 18 января 2022 года.
- Бровкина Н.Д. Контроль и ревизия : учеб.пособие. — Москва: ИНФРА-М, 2007. — С. 91. — 346 с. — ISBN 978-5-16-003022-7 .
- Сотникова Л.В. Внутренний контроль и аудит. — Москва: Финстатинформ, 2001. — 239 с. — ISBN 5-7866-0138-2 .
- Дубоносов Е.С., Петрухин А.А. Судебная бухгалтерия: Курс лекций. — Москва: Книжный мир, 2005. — С. 43—44. — 197 с. — ISBN 5-8041-0192-7 .
- Бухгалтерское дело / Р.Б.Шахбанов. — Москва: Магистр, 2010. — С. 178—188. — 383 с. — ISBN 978-5-9776-0128-3 .
- М.В.Мельник, А.С.Пантелеев, А.Л.Звездин. Ревизия и контроль : учебник. — Москва: КНОРУС, 2006. — С. 60—81. — 640 с. — ISBN 978-5-85971-641-8 .
- Соколов Б.Н., Рукин В.В. Системы внутреннего контроля (организация, методика, практика). — Москва: Экономика, 2007. — С. 16—19. — 442 с. — ISBN 978-5-282-02725-9 .
- Фомичёв А.Н. Риск-менеджмент. — Москва: Дашков и К, 2009. — С. 226—238. — 374 с.
- Вересов Н.Н. (2005). Дата обращения: 16 сентября 2011. Архивировано из 3 августа 2008 года.
- И. М. Малышевская. . (недоступная ссылка)
См. также
- 2020-09-17
- 1